Provisions sur charges : un composant essentiel du loyer

Vous comptez vous lancer dans un projet locatif ? Dans cet article, nous reviendrons sur les provisions sur charges.

📖L’essentiel

✅ Les provisions sur charges ne sont qu’une avance pour régler les dépenses communes d’une copropriété. D’abord, le propriétaire bailleur verse au syndic sa quote-part (selon le nombre de lots dans l’immeuble et la nature du logement) pour financer les coûts de gestion.

✅ Ensuite, ce dernier lisse ces charges sur l’année. Le locataire règle une partie de ces dépenses (en plus du loyer). On parle de charges locatives récupérables. Parmi ces charges locatives récupérables, on cite :

• Entretien du chauffage et du système de production d’eau chaude ;
• Distribution d’eau des parties privatives.
• Entretien des parties communes.
• Eau et chauffage collectif.
• Installations et équipements collectifs intérieurs et extérieurs : parking, ascenseur, équipements de jeu, etc.
• Personnel d’immeuble non hébergé (salaires, cotisation à une mutuelle, indemnités, etc).
• Impôts (TEOM, taxe de balayage, etc.).
• 75 % du salaire et charges sociales et fiscales du personnel logé assurant le nettoyage des parties communes (sinon 40 %).

✅ Certaines charges (les gros œuvres, les honoraires du syndic et les frais de gardiennage, etc) n’entrent pas dans le calcul des charges récupérables. La régularisation des provisions sur charges peut être faite d’une façon mensuelle, trimestrielle ou au cas par cas.

Qu’est-ce que la provision sur charges ?

Indispensable à la gestion immobilière d’un immeuble, la provision sur charges n’est autre qu’une avance sur les dépenses copropriétaires futures. Cette notion s’applique au copropriétaire comme au locataire, (si le lot est loué). Chaque propriétaire verse au syndic une provision sur charges en vue de contribuer dans le frais de fonctionnement de copropriété. Si le bien est loué, ce dernier réclame ces provisions à son occupant au titre des charges locatives récupérables. Ces charges constituent une part du loyer. 

Partie intégrante du loyer, les provisions sur charges correspondent aux frais d’entretien et de gestion de copropriété que le locataire doit verser au bailleur. Le but est d’anticiper les dépenses que ce dernier devra prendre en charge. Effectivement, tout au long de l’année, le propriétaire doit régler plusieurs dépenses liées aux parties communes dans un immeuble. Il s’agit, par exemple, des frais d’entretien d’ascenseur ou du chauffage collectif.

Certes, il existe des charges récupérables. En d’autres termes, le propriétaire peut exiger le remboursement de ces dépenses au locataire. L’eau et les détergents consommés pour le nettoyage des parties communes en font partie. En revanche, d’autres ne le sont pas, comme l’électricité consommée directement par le locataire dans son logement.

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À lire aussi : Quelles sont les obligations du syndic ?

Dépenses exclues des charges locatives 

La question est plutôt, c’est quoi les charges non récupérables ? En effet, il existe des dépenses qui incombent uniquement au propriétaire bailleur, dont : 

• Les honoraires du syndic ;
• Les frais de surveillance ;
• La prime d’assurance de la copropriété ;
• Rénovation des boîtes aux lettres ; 
• Les gros travaux, comme le ravalement de façades, la réfection de la toiture, le débouchage des canalisations communes ;
• La recharge des extincteurs ;

Comment calculer les provisions pour charge ?

Chaque année, le syndic de copropriété ainsi que et le conseil syndical procèdent au calcul des charges annuelles prévisionnelles. Ce budget prévisionnel vise à couvrir les charges courantes et à financer des travaux ou des dépenses exceptionnelles pour l’année à venir. Ce budget est voté lors l’assemblée générale annuelle des copropriétaires.

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Les modes de régulation

Incombant au locataire, les charges récupérables peuvent être réglées de plusieurs façons. Effectivement, le propriétaire bailleur peut réclamer la somme au locataire de la sorte :

• Soit en mettant en place un versement mensuel ou trimestriel des provisions sur charges. Ainsi, le bailleur opte pour une régularisation annuelle. Le but est d’harmoniser les sommes perçues avec les dépenses effectives liées la gestion de la copropriété. 
• Soit en optant pour un recouvrement minutieux des dépenses de gestion. Le propriétaire doit à chaque fois apporter des justificatifs. Cette approche est très suivie pour la régularisation des dépenses relatives aux logements dépendant de maisons individuelles. Ces structures n’ont pas de parties communes. Les charges locatives ne sont tributaires que des services apportés au locataire.

Lorsque le bail stipule le paiement des charges sur provision avec une régularisation annuelle, le propriétaire établit un montant mensuel que le locataire doit verser. Ce montant est calculé en fonction des dépenses précédentes ou sur la base d’un budget prévisionnel (dans le cas d’un immeuble en copropriété). Le propriétaire doit être en mesure de justifier ce montant auprès du locataire.

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Régularisation annuelle des provisions pour charges

La régularisation annuelle des provisions pour charges est l’une des deux options dont dispose le propriétaire pour récupérer les frais locatifs dus par le locataire. Concrètement, le locataire verse chaque mois un montant fixe au titre des provisions pour charges. Une fois par an, une régularisation est effectuée.

Comme son nom l’indique clairement, la régularisation annuelle des provisions pour charges doit avoir lieu au moins une fois par an. Bien que la loi ne fixe pas de date précise pour cette régularisation, elle impose un délai maximum de trois ans pour le remboursement d’une charge récupérable.

Le calcul de la régularisation annuelle des provisions pour charges consiste à comparer le total des provisions versées par le locataire avec le montant réel des dépenses engagées par le propriétaire au cours de l’année. La différence entre les provisions versées par le locataire et les dépenses réelles du propriétaire est ensuite réglée par l’une des deux parties :

• Le locataire doit verser un complément au propriétaire si les provisions étaient insuffisantes.
• Ou, le propriétaire rembourse le locataire en cas de trop-perçu.

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